Usluge virtualnog asistenta – kako ih koristiti?

Usluge virutalnog asistenta i na koji ih način možete koristiti? Sve se više malih tvrtki i poduzetnika odlučuje na povremene (po satu) ili paušalne usluge virtualnog asistenta te time doprinose rastu poslovanja i brzini izvršavanja poslovnih zadataka. Vjerojatno ste se već susreli s pojmom virtualnog asistenta ili ste čuli da netko od vaših poznanika ili klijenata već koristi usluge virtualnog asistenta. Možda ste se zapitali trebaju li vama usluge takve vrste i na koji način funkcionira cijeli proces te kako virtualni asistenti mogu doprinijeti vašem poslovanju. Kako biste razumjeli odnos klijenta i virtualnog asistenta, možda je najbolje prikazati kako funkcionira izvršavanje usluga i komunikacija, na praktičnom primjeru. Donosimo vam svojevrsni case study, odnosno primjer na koji način je moguće koristiti usluge virtualnog asistenta.

Usluge virtualnog asistenta na primjeru iz prakse

Naš sada već višegodišnji klijent nije tijekom cijele godine imao potrebu za zapošljavanjem dodatne osobe, ali mu je u periodima povećanog obujma posla ili u periodu kada su neki od njegovih zaposlenika koristili godišnji odmor bila potrebna osoba koja će “uskočiti”. Zapravo je tako u većini tvrtki s kojima surađujemo. 

Unatoč tome što je ljetni period najčešći za korištenje godišnjih odmora pa je i samim time opseg posla smanjen, ne možemo reći da posao u potpunosti stane u srpnju i kolovozu. Samim time posao se prebacuje na drugu osobu koja ili nije u potpunosti obučena za obavljanje te vrste posla ili se prelijeva na druge kolege koji već ionako imaju dovoljno svojih zadataka. Zapravo najčešća je treća varijanta u kojoj tu osobu nakon godišnjeg odmora čeka sav posao koji se gomilao dva ili više tjedana te mjesecima poslije nadoknađuje zaostatke.

Administrativne usluge

U ovom primjeru usluga virtualnog asistenta je administrativne naravi i tiče se pisanja ponuda za našeg klijenta. Klijent je do nas došao potpuno slučajno uz malu pomoć Google tražilice i oglasa (da, znamo dobro postaviti SEM). Nakon inicijalnog razgovora, dogovorili smo sastanak kako bismo se upoznali i točno odredili koju vrstu posla trebamo raditi (upoznavanje najčešće radimo online putem, ali su nam u ovom slučaju prilike dozvolile i osobno upoznavanje).

Klijent ima plaćenu verziju online programa u kojem inače radi ponude za klijente te je pomoću te online verzije bilo moguće izrađivanje ponuda s udaljenog mjesta. Nakon toga dogovorili smo malu edukaciju i nekoliko besplatnih probnih ponuda kako bismo se uhodali u specifičnost poslovanja te kako bismo ovladali znanjima za izradu ponuda.

 Od samog početka izrada ponuda je jako dobro funkcionirala te se na praktičnim primjerima proširivalo znanje o poslovanju klijenta. Na taj način su se poboljšavale i vještine izrade ponuda te se povećavala brzina izvršavanja zadataka. U samom početku klijent je bio dostupan za poziv kako bi se potencijalne nejasnoće razjasnile i kako bi se posao točno i efikasno obavio.

Klijent je s vremenom shvatio kako je jednostavnije platiti uslugu virtualnog asistenta po satu kako bi poslovni zadatak bio odrađen na vrijeme. Također ispostavilo se da je unatoč dodatnom trošku koji je generiran plaćanjem usluga, zapravo uštedio novac jer su njegovi zaposlenici imali više vremena za rad na drugim zadacima, sklapanju novih poslovnih prilika na poslovnim sastancima i slično.

 Jer statistički podaci koji ukazuju na to da većina zaposlenika izgubi puno vremena u izvršavanju administrativnih zadataka, zaista ne lažu. Najčešće poduzetnici najmanje vremena provode u dogovaranju poslova, a najviše u pratećoj administraciji, papirologiji koju je potrebno pripremiti poput ponuda, računa i sl.